ビジネスメールの基本の6つのポイント&例文を紹介!

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大学を卒業して、4月の入社式が終わるとすぐに新人研修がスタートすると思います。ビジネスマナーの研修はあると思いますが、名刺交換・メールでのやり取りなどのすべてを短期間で覚えるのは大変ですよね。

特に、プライベートでラインやメールは使っていても、お客様や取引先とのビジネスメールはちょっと質が違うので、苦戦するんじゃないでしょうか。

また、ビジネスメールに、普段使っているラインやメールでの友達とのやり取りをビジネスメールでも使ってしまうのではないかという不安もあるんではないでしょうか。

でも、ビジネスメールも他のビジネスマナーと同じようにちゃんとポイントを押さえておけば、あとは慣れればいいだけです。
ここで、ポイントを押さえて、ビジネスメールを得意にしてしまいましょう!

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ビジネスメールの基本の6つのポイントとは?

取引先やお客様へのメール、メールアドレスと目的(題名)は決まっていても、「本文」って何を書けばいいの?って思いませんか。
ここで押さえる6つのポイントがちゃんと本文に書いてあれば、もうビジネスメールはばっちりです。それでは、6つのポイントをメールを書いていく順番でご紹介していきますね。

1、宛名

友人にメールを書くときは、改まって、「〇〇」くん・さんって書かないですよね。
でも、ビジネスメールでは、まず、一番初めに、誰宛にメールを書いたのかということを示すために、

会社名・部署名・名前(○○様)

を冒頭で書きます。

このときの注意点としては、「会社名」について、会社種類名(株式会社・有限会社)は、(株)や(有)といった省略した表記ではなくて、株式会社・有限会社として記載するのが基本です。

2、挨拶・名乗り

宛名を書いたら、次に簡単な定型的な挨拶と自分が何者なのかを名乗ります。
これも、友人に対するメールでは普段使わないようなことなので、しっかり覚えておいてください。

(挨拶)
「お世話になっております。」「いつも大変お世話になっております。」など

(名乗り)
○○株式会社の△△です。

3、要旨

3番目には、メールした内容の要旨(要約したポイント)を書くようにしてください。
いきなり、詳細を書いていくということもあるのですが、メールを受け取っている方は忙しい方が多いです。特にセールスに関連したメールなどですと、突然、詳細から書き始めてしまうと、伝えたいポイントに到達するまでに時間がかかってしまいます。

メールを受け取った方は、どういう風に思うでしょうか。

きっと、「忙しいのに、全部、読まなくちゃいけないのかよ!面倒だな~」って思うかもしれないです。

詳細の前に、要旨を書いておけば、これから読む詳細をポイントを踏まえたうえで読んでくれるので、「面倒だな~」って、メールを受け取った方が思うのも減りますし、メールの目的の理解度も深まり、メールの評価が高まり、あなたの評価も高ります。

では、要旨としてどんなことを書くかというと、どういった用件でメールしたのかを簡潔に書きます。

「○○について確認致したく、メール致しました。」「先日をお礼を申し上げたいと思い、メール致しました。」などです。

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4、詳細

それでは、要旨を詳細に伝えていくことになります。

とはいえ、詳細に内容を伝えるからといって長文になってしまったのでは、相手は、内容を理解できないです。

伝える内容は、整理して、ポイントから簡潔明瞭に記載してください。

事細かに説明してもメールを受け取った人が理解するのは難しい。それなので、場合によっては、「以下の事項をご参照ください」と触れ、その後に、ポイントを箇条書きで記した方がよいときもあります。

(箇条書き)
内容 ××
日時 ○月○日 10:00~
場所 □□

5、結びの挨拶

冒頭の定型的な挨拶と同じで、結びにも定型的な挨拶があります。

「今後ともよろしくお願い致します。」「引き続きよろしくお願い致します」など

6、署名

最後の締めくくりは、「署名」です。

冒頭で、自分の名乗りをしましたが、あそこでは「会社名・名前」だったと思いますが、先方から折り返しご連絡いただく際に、詳細な自分のことをお伝えしておくと親切です。名刺の内容をメールに添付してお送りするようなイメージです。

「署名」としては、こんなことを書きます。

・会社名、部署名
・名前(読みにくい名前には、読み仮名を記載する)
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話番号
・ファックス番号
・メールアドレス
・会社HPのURL

6つのポイントを押さえたビジネスメールの例文を紹介!

それでは、ご紹介しました6つのポイントを踏まえて、ビジネスメールの例文を示してみますね。

ーーーーーーーここから例文ですーーーーーーーー
株式会社OMO
営業部
山田様

いつもお世話になっております。
株式会社SHIROの佐藤です。

本日は、先日お伝えしましたセミナーのご案内についてメールいたしました。

弊社では、おもしろい情報について、詳細な研究を長年行っております。
その研究成果をお伝えし、皆様方のビジネスにご活用いただければと思っております。
この研究成果をお伝えすべく、セミナーを開催を予定しております。
セミナーの詳細については以下、ご参照ください。

(セミナー詳細)
内容:おもしろ情報セミナー
開催場所:〇〇ビル 10F A会議室
開催日時:2017年4月10日 10時~
お問合せ:03-1234-5678

ご興味がございましたら、ぜひともご連絡いただけますと幸いです。
また、適宜、セミナーのご連絡させていただきます。

今後ともよろしくお願い致します。

********************
株式会社SHIRO
市場調査部
佐藤 太郎(さとう たろう)
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3 □□ビル 10F
TEL:03-1234-5678
FAX:03-5678-1234
MAIL:××××@shiro.com
URL:http://www.××××.com
********************

ーーーーーーーここまでが例文ですーーーーーーーー

まとめ

友達に送るメールとビジネスメールではちょっと違いますよね。

でも、ちゃんと6つポイントを押さえて、例文を活用して頂けば、あとは、慣れです。

詳細は、得意先やお客様にどうやって伝えたいかちゃんと考えて書ければ大丈夫です。

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