名刺交換の基本!印象のよい名刺の渡し方・受け取り方をご紹介!

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入社式を終えて現場に配属されるまで、新入社員研修で社会人としてのビジネスマナーって習いますよね。

もしかすると、大学在学中にある程度は、就職試験向けにビジネスマナーを習っていて自身がある人もいるかもしれませんね。

でも、名刺交換を学生時代から経験されている方って少ないと思うんです。

ビジネスマナー研修を受けただけで、ちゃんと先方の方に失礼がないように名刺交換できるか不安に思ったりしませんか。

でも、名刺交換はポイントを押さえておけば、先方に失礼なく、実践できますよ!

名刺交換は、先方の方に接するまず第一歩。名刺交換をちゃんとできるかできないかで相手の印象はまったく変わってきてしまいますよ。
そんな大切な名刺交換をうまく成功させるためのポイントをご紹介します。これだけ、押さえておけば大丈夫です!!!

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名刺交換の基本とは?

まず、名刺交換をする準備の段階でこれは守っておかないとダメというポイントをお伝えします。
ここで紹介する3点は、とっても常識的なことなんですが、ちょっとした不注意でしてしまいがちなものばかりです。

1、名刺はきらさない、忘れない

新入社員として入ってすぐに配属が決まって、名刺をもらうことになります。

通常は、100枚単位で名刺が作られているので、みなさんのお手元には100枚名刺がありますよね。

初めて名刺をもらった時には、うれしくて、ご家族や友人に配ってみたりするんではないでしょうか。

いっぱいあるんだし、すぐには無くならないから大丈夫って感じると思うんです。

でもですね、新人のうちは、会う人会う人、みんな初めてお会いする方なので、思っているよりもあっという間に名刺って無くなっていってしまうんです。

気が付いた時は残り僅かになってしまっていて、お客様にお渡しする名刺がない!なんてことも生じるんです。
なので、名刺は切れる前に注文し、お客様にお渡しする名刺がない!なんてことがないようにしなくてはいけません。名刺交換は、新人がお客様や取引先に覚えて頂く「挨拶」ですから、名刺がなかったら、覚えてもらえないかもしれないですからね。

ちなみに、万が一、お客様や取引先にお伺いする際に、名刺を忘れてしまった場合。この場合、正直に「名刺を忘れてしまいました」とお伝えするのではなく、「名刺を切らしてまして、申し訳ございません」とお伝えするようにしましょう!そして、後日、名刺をお渡しできなかった非礼を詫びるとともに、ご自身の名刺を先方に郵送するようにしましょう。

2、汚れた名刺は渡さない。

名刺交換は、お客様や取引先の方との挨拶です。

名刺は、その挨拶のための自分の顔ともいえるものです。

その顔が汚れていたのでは、お客様や取引先がよい印象をもたないのは容易に想像がつくと思います。

清潔な顔で臨まないと相手は、自分のことを適当なやつだと印象をもつと思いますよ。

名刺入れの中は、定期的に、汚れていないかをチェックするように心がけましょう!

名刺をきれいに保つということは、皆さんが自分の身なりをきれいに整えると同じことですからね。

3、名刺は自分の顔。あとで読み返してもらえるようにする

自分の名前は、20年以上付き合っているので、読み方は普通にわかっていますよね。

ですが、名刺をお渡しした方は、名刺をもらった場では、名前を聞いても読み方を覚えていたとしても、
後で名刺を見返した時に、「なんだっけ?なんて名前だっけ?」って忘れてしまうこともあると思うんです。

そんな場合、自然とお客様や取引先はあなたとの付き合いはちょっと苦手だなとか、面倒だなという印象を受けてしまうかもしれません。

名刺をもう一度、見返した時に、例えば、名前にふりがながふってある。

これだけで、先方が自分に対して思うイメージは変わってくるはずです。

もちろん、田中(たなか)さんや山田(やまだ)さんのように、簡単な印象を受ける名前についてまでふりがなをふる必要はないです。

ただ、こうやったちょっとした配慮で、自分の顔を思い出してもらえ、印象に残る存在になれるんです。

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印象のよい名刺の渡し方、受け取り方

名刺交換は、初めてお会いする方との挨拶です。

初めてお会いする方の印象って、初めの挨拶でほとんど決まってしまうといっても過言ではないです。

みなさんだって、相手が感じよく接してくれたら、相手の方に対していい印象を持ちますよね。この「感じよく接してくれ」るって、まず、挨拶をしっかりと丁寧にしてくれるということから始まりませんか。

そんなみなんさんの印象を左右する挨拶である名刺交換の名刺を渡すときのポイント、名刺を受け取るときのポイントをご紹介します。

(渡すときのポイント)

・名刺は相手が出した名刺の高さよりも若干低い位置で名刺を差し出す
→謙虚な姿勢を示すために、相手より若干低めに出すとよいです。
・名刺はテーブルから外れて渡す。テーブル越しに渡してはいけない
→かならず、名刺を渡すときには、面倒でもテーブルから離れて、通路などで渡すことが必要です。
ポケットや財布から名刺を出して渡さない
→名刺交換の基本でもあったように、名刺は自分の顔ですから、ポケットや財布に入っていた顔は汚れてしまっているかもしれないですよね。そんな名刺を先方の方にお渡しするのは失礼ですからね。

(受け取るときのポイント)

会社のロゴや氏名の上に指を置いて受け取らないようにする
→気付かずに指を置くなんて、まったく名刺・相手のことを見ていないということですよね。
相手の会社・あなたには興味がありませんと言っているのと同じです。それって、失礼ですよね。
・同時に名刺を出してしまった場合、目上の相手より先に名刺を受け取らない
→名刺は、目下から目上に渡すものです。目下が先に受け取ってはいけないです。
受け取った名刺に、相手の目の前でメモを書き込んではいけない
→名刺は、自分の顔であると同時に、先方の方の顔です。そんな顔にメモ入れるなんておかしいですよね。
メモを入れるというとは相手の名刺を汚すと同じことですからね。

名刺交換の手順は?

名刺交換のポイントは押さえられたと思いますので、具体的な名刺交換の手順を見ていきましょう!

1、目上の方から名刺交換はする

まず、上司から交換しましょう。

例えば、①自分と②自分の上司、③先方担当者と④先方担当者の上司の4人で名刺交換の場が持たれたとしましょう。
この場合、どの方とどの方との名刺交換がまず初めに行われないといけないと思いますか。

「上司から交換」なので、
1位②自分の上司と④先方担当者の上司
2位:②自分の上司と③先方担当者
同率2位:①自分と④先方担当者の上司
4位:①自分と③先方担当者
となるのが通常です。

2、机は挟まず、受け取るときは低い位置で両手でうけとる。

相手が名刺を読める向きで渡す
・相手より低い位置で差し出すことで謙虚さを示すが、お互いに低い位置を競い合ってはいけない
社名・部署名・フルネームをはっきり名乗る
・名刺をもらうときは、「頂戴いたします」と述べる
・複数の方から名刺を頂くようなケースには、名刺入れを持っている手があると思います。名刺入れを持っている下の手と名刺入れの間に挟むようにして持ちましょう
次に名刺を渡してくれる方が、その名刺を名刺入れの上に置いて渡してくれる場所を確保するためです。

3、受け取った後、相手の着席順に並べる

・椅子に座った後にテーブルの上にお客様が座っている順番で並べる
・名刺を名刺入れに片づけるタイミングは基本的に会議が終わったあと

まとめ

名刺交換は、初めてお会いする方との挨拶です。

この挨拶がよいと相手が自分にもってくれる印象は変わります。

それなので、名刺交換の基本を念頭に置いて、名刺を渡すときのポイント・名刺を受け取るときのポイントを理解して、落ち着いて、手順通りに名刺を交換を進めていければ、先方はあなたに好印象を持ってくれるはずです。

ぜひ、落ち着いて、新入社員の自分をアピールしてください。

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