クレジットカードで払った経費はいつの経費になるの?仕訳のやり方は?


個人事業主(フリーランス)って、サラリーマンと違って、税理士にお願いして確定申告するor自分で確定申告するのどっちかですよね。

申告書は難しいから税理士さんにお願いしても、日々の帳簿は自分でつけるっていう方が多いと思うんです。

自分の事業ではプロでも、経理のことってよくわからないですよね。

そんな経理がよくわからない中で、疑問に思うあるある『クレジットカードで経費を支払ったときは、クレジットカードの引き落としの時の経費にするの?』

例えば、12月に新幹線に乗車するために、新幹線のチケットを現金で支払った場合vs新幹線のチケットをクレジットカードで支払った場合で、クレジットカードの引き落とし日が翌年1月のような場合に、現金が減ったときの年の経費にするのか、実際に新幹線に乗ったときの経費にするのかによって、所得(収入から経費を引いたもの)が変わり、税金(=所得×税率)が変わってしまうので、税金を集めている”国”にとってはとても重要なことなんです。

ですので、国は、「これこれ、こういった場合の経費は、いついつの経費って考えてくださ~い」っていう決まりに作っているんです。

でも、この決まり、難解な日本語で書いてあるんです。

私は、普段、経理マンとして働いているんで、この難解な日本語読み慣れているんですが、経理のことがよくわからない方がこの日本語を読んでも理解できる人はほぼいないのではないかと思います。

そんな難解な日本語を、経理が知らない人でもわかるように私が日本語訳してみたいと思います。

あと、意味がわかったところで、帳簿にどうやって記録したらよいのか(どんな仕訳をすればいいのか)って難しいと思うので、「クレジットカード払いした時の仕訳」「クレジットカードの支払いが決済された(引き落とされた)時の仕訳」はこんな感じでやれば大丈夫ですよ~っていうのを書いてみたいと思います。

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クレジットカード払いしたときの経費の計上はいつにするって決まっているの?

経費をいつ計上するかどうかっていうのは、国の税金を管理している「国税庁」っていうところが決めているんですが、その「国税庁」では、経費計上のタイミングをこうやって決めています。

必要経費となる金額は、その年において債務の確定した金額(債務の確定によらない減価償却費などの費用もあります。)です。
つまり、その年に支払った場合でも、その年に債務の確定していないものはその年の必要経費になりませんし、 逆に支払っていない場合でも、その年に債務が確定しているものはその年の必要経費になります。
この場合の「その年において債務が確定している」とは、次の三つの要件を全て満たす場合をいいます。

(1) その年の12月31日までに債務が成立していること。
(2) その年の12月31日までにその債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること。
(3) その年の12月31日までに金額が合理的に算定できること。国税庁(タックスアンサー)-やさしい必要経費の知識

これを読んでみて、「なるほどなるほど、そういうことになっていたんだ~」ってわかってしまうのであれば、この先の「日本語訳」はまったく読まなくて大丈夫だと思います。

でも、これを読んだだけで、いつの経費にするのかをイメージできてしまう人は、経費っていつに計上するんだろうって、そもそも悩まないと思うんです。

普通に生活していて「債務の確定」なんて用語使わないじゃないですか???

国税庁のHPでは、テーマ『やさしい必要経費の知識』って、なっているんですが、経理マンや税理士にとって「やさしい」ってだけなんですよね。

ですので、もっとやさしく「日本語訳」していきますね。

必要経費って、いつ経費として計上できるのかっていうのを「日本語訳」していく上で、ポイントとなるのは2点です。

【経費がいつ計上できるかのポイント】
ポイント1 いつ支払ったかは関係ない!!!

ポイント2 債務が確定する3要件が満たされているかどうか!!!

この2つが経費計上をいつにするのかっていうのを知るのに必要なポイントなので、それぞれのポイントをさらに詳しく「日本語訳」していきますね。

まず、一つ目のポイント!

ポイント1 いつ支払ったかは関係ない!!!

これですが、普段の生活をしていると、お金を支払った=お金がなくなった=損をした=費用(経費)だよね~っていったようなイメージですよね。

でも、税金の経費の考え方では、お金を支払った=経費(費用)になる場合はあっても、お金を支払ったからといって、すぐに、経費になるっていう風には考えていないんです。

ただ、これって、経費にならないって言っている訳ではなく、タイミングの問題で、「お金を支払ったタイミング=経費になるタイミング」じゃないときもあるっていうことなんです。

だから、お金を支払うタイミングで、費用(経費)になるっていう普通の考え方ではないですよ~っていうのをまずはわかってくださいね~っていうのが一つ目のポイントなんです。

そして、二つ目のポイント!

ポイント2 債務が確定する3要件が満たされているかどうか!!!

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個人事業主(フリーランス)って、1月1日~12月31日までの所得(=収入-必要経費)に対して、税率をかけて、税金を計算しています。

それで、3月15日までに申告して、税金を納付しなくてはいけない感じですよね。

なので、極端な話、12月31日までの経費なのか翌年の1月1日の経費なのかで、3月15日に納めるべき税金の額って変わってくるんです。

国税庁のHPに出てくる『やさしい必要経費の知識』の債務が確定する3要件に

(1) その年の12月31日までに債務が成立していること。
(2) その年の12月31日までにその債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること。
(3) その年の12月31日までに金額が合理的に算定できること。

「その年の12月31日までに」っていう言葉が要件として共通的に使われているのは、所得を計算するうえで、12月31日ってとっても大切だからなんです。

そして、「債務が成立していること」「債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること」「金額が合理的に算定できること」という言葉が意味するところですが、

A:債務が成立していること=支払わなくてはいけない状況になっている

B:債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること=お金を払う見返りとしてサービスをすでに受けていること

C:金額が合理的に算定できること=負担する金額がわかっていること

という意味なんです。

具体的な例で、さらに「日本語訳」してみますね。

例えば、12月10日の出張用の新幹線のチケット(10,000円)をクレジットカードで購入。クレジットカードの決済日(引き落とし日)が翌1月25日の場合

12月10日時点と翌年の1月25日時点で、さきほど、「日本語訳」した3要件が満たされているか確認していきますね。

【12月10日時点】
Aの要件は?
⇒すでに新幹線に乗っていますので、新幹線の乗車料金を支払わなくてはいけないですよね。そのため、Aの要件は満たしています。

Bの要件は?
⇒お金を払う見返りのサービスって、新幹線に乗って移動できるサービスですよね。そのため、Bの要件も満たしています。

Cの要件は?
⇒負担する金額はわかっていますので、Cの要件は満たしています。

(まとめ)
A:○ B:○ C:○
⇒この時点で「経費として計上しなくてはいけない」

【1月25日時点】
Aの要件は?
⇒12月10日の時点で、新幹線に乗車料金の債務は発生していて、1月25日に改めて債務は発生することはありません。そのため、Aの要件は満たしていません。

Bの要件は?
⇒お金を払う見返りのサービスって、新幹線に乗って移動できるサービスですよね。そのため、Bの要件は満たしています。

Cの要件は?
⇒負担する金額はわかっていますので、Cの要件は満たしています。

(まとめ)
A:× B:○ C:○
⇒この時点で「経費として計上できない」

このように【12月10日】にすでに、債務が確定する3つの要件が満たされているので、新幹線のチケットをクレジットカードで購入した年の経費として計上しなくてはいけないことになります。後払いしている状態となります。

逆に、【翌1月25日】ですと、債務が確定する3つの要件が満たされていないので、クレジットカードの支払い代金が決済されるタイミングでは経費の計上はできないことになります。

後払いした時の仕訳ってどうなるの?

先ほどの新幹線のチケットをクレジットカードで購入したときの例を基に、仕訳ってどうなるのか確認してみましょう。

12月10日時点では、現金は減っていませんが、債務確定の3要件を満たしている状態です。

この時は、

(借方)旅費交通費 10,000  (貸方)未払費用  10,000

っていう仕訳をして、帳簿に記録することになります。

個人事業主(フリーランス)で青色申告している方は、貸借対照表を作成している方もいると思うのですが、「未払費用」は貸借対照表に計上されることになります。

この例でいうと、この仕訳の未払費用の意味って、新幹線に乗れましたけど、お金は将来的に支払わなくてはいけないよ~っていう義務になりましたっていう仕訳なんです。

実際に使ったときの仕訳ってどうなるの?

こちらも同じく、先ほどの新幹線のチケットをクレジットカードで購入したときの例を基に、仕訳ってどうなるのか確認してみましょう。

1月25日時点では、前年の12月10日の時点で債務確定の3要件をすでに満たしており、その債務の支払いをするって状態です。

この時は、

(借方)未払費用 10,000  (貸方)普通預金  10,000

っていう仕訳をして、帳簿に記録することになります。

この例でいうと、この未払費用が減った意味って、昨年12月10日に発生した債務の義務を履行して(クレジットカードの支払いが決済されて)、債務がなくなりましたよ~という仕訳なんです。

まとめ

経費が計上されるタイミングは、お金を支払った時が重要なんじゃなくて、ご紹介しましたとおり、債務が確定する3要件が満たされたときなんです。

未払い(クレジットカードで購入)で実際に使用したとき(経費になる仕訳)、クレジットカードの支払いを決済したとき(経費にならない仕訳)ってこんな感じの仕訳になるんです。

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