前払いした経費はいつの年度の経費になるの?帳簿への記録はどうやる?


個人事業主(フリーランス)って、サラリーマンと違って、税理士にお願いして確定申告するor自分で確定申告するのどっちかですよね。

申告書は難しいから税理士さんにお願いしても、日々の帳簿は自分でつけるっていう方が多いと思うんです。

自分の事業ではプロでも、経理のことってよくわからないですよね。

そんな経理がよくわからない中で、疑問に思うあるある『翌年分の経費を前払いしたときは、払った時の経費にするの?』

例えば、1年契約の自動車保険を前払いした場合とか、来年の出張の飛行機チケットを今年のうちに買っておいた場合とか、12月中に1月分の家賃を払っている場合とかって、払ったときの年の経費にするのか、実際に使ったときの経費にするのかによって、所得(収入から経費を引いたもの)が変わり、税金(=所得×税率)が変わってしまうので、税金を集めている”国”にとってはとても重要なことなんです。

ですので、国は、「これこれ、こういった場合の経費は、いついつの経費って考えてくださ~い」っていう決まりに作っているんです。

でも、この決まり、難解な日本語で書いてあるんです。

私は、普段、経理マンとして働いているんで、この難解な日本語読み慣れているんですが、経理のことがよくわからない方がこの日本語を読んでも理解できる人はほぼいないのではないかと思います。

そんな難解な日本語を、経理が知らない人でもわかるように私が日本語訳してみたいと思います。

あと、意味がわかったところで、帳簿にどうやって記録したらよいのか(どんな仕訳をすればいいのか)って難しいと思うので、「前払いした時の仕訳」「実際につかった時の仕訳」はこんな感じでやれば大丈夫ですよ~っていうのを書いてみたいと思います。

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前払いしたときの経費の計上はいつにするって決まっているの?

経費をいつ計上するかどうかっていうのは、国の税金を管理している「国税庁」っていうところが決めているんですが、その「国税庁」では、経費計上のタイミングをこうやって決めています。

必要経費となる金額は、その年において債務の確定した金額(債務の確定によらない減価償却費などの費用もあります。)です。
つまり、その年に支払った場合でも、その年に債務の確定していないものはその年の必要経費になりませんし、 逆に支払っていない場合でも、その年に債務が確定しているものはその年の必要経費になります。
この場合の「その年において債務が確定している」とは、次の三つの要件を全て満たす場合をいいます。

(1) その年の12月31日までに債務が成立していること。
(2) その年の12月31日までにその債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること。
(3) その年の12月31日までに金額が合理的に算定できること。国税庁(タックスアンサー)-やさしい必要経費の知識

これを読んでみて、「なるほどなるほど、そういうことになっていたんだ~」ってわかってしまうのであれば、この先の「日本語訳」はまったく読まなくて大丈夫だと思います。

でも、これを読んだだけで、いつの経費にするのかをイメージできてしまう人は、経費っていつに計上するんだろうって、そもそも悩まないと思うんです。

普通に生活していて「債務の確定」なんて用語使わないじゃないですか???

国税庁のHPでは、テーマ『やさしい必要経費の知識』って、なっているんですが、経理マンや税理士にとって「やさしい」ってだけなんですよね。

ですので、もっとやさしく「日本語訳」していきますね。

必要経費って、いつ経費として計上できるのかっていうのを「日本語訳」していく上で、ポイントとなるのは2点です。

【経費がいつ計上できるかのポイント】
ポイント1 いつ支払ったかは関係ない!!!

ポイント2 債務が確定する3要件が満たされているかどうか!!!

この2つが経費計上をいつにするのかっていうのを知るのに必要なポイントなので、それぞれのポイントをさらに詳しく「日本語訳」していきますね。

まず、一つ目のポイント!

ポイント1 いつ支払ったかは関係ない!!!

これですが、普段の生活をしていると、お金を支払った=お金がなくなった=損をした=費用(経費)だよね~っていったようなイメージですよね。

でも、税金の経費の考え方では、お金を支払った=経費(費用)になる場合はあっても、お金を支払ったからといって、すぐに、経費になるっていうことではないんです。

ただ、これって、経費にならないって言っている訳ではなく、タイミングの問題で、「お金を支払ったタイミング=経費になるタイミング」じゃないときもあるっていうことなんです。

だから、お金を支払うタイミングで、費用(経費)になるっていう普通の考え方ではないですよ~っていうのをまずはわかってくださいね~っていうのが一つ目のポイントなんです。

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そして、二つ目のポイント!

ポイント2 債務が確定する3要件が満たされているかどうか!!!

個人事業主(フリーランス)って、1月1日~12月31日までの所得(=収入-必要経費)に対して、税率をかけて、税金を計算しています。

それで、3月15日までに申告して、税金を納付しなくてはいけない感じですよね。

なので、極端な話、12月31日までの経費なのか翌年の1月1日の経費なのかで、3月15日に納めるべき税金の額って変わってくるんです。

国税庁のHPに出てくる『やさしい必要経費の知識』の債務が確定する3要件に

(1) その年の12月31日までに債務が成立していること。
(2) その年の12月31日までにその債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること。
(3) その年の12月31日までに金額が合理的に算定できること。

「その年の12月31日までに」っていう言葉が要件として共通的に使われているのは、所得を計算するうえで、12月31日ってとっても大切だからなんです。

そして、「債務が成立していること」「債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること」「金額が合理的に算定できること」という言葉が意味するところですが、

A:債務が成立していること=支払わなくてはいけない状況になっている

B:債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること=お金を払う見返りとしてサービスをすでに受けていること

C:金額が合理的に算定できること=負担する金額がわかっていること

という意味なんです。

具体的な例で、さらに「日本語訳」してみますね。

例えば、翌年の1月10日の出張用の飛行機の航空券(10,000円)を12月25日時点で現金で購入した場合

12月25日時点と翌年の1月10日時点で、さきほど、「日本語訳」した3要件が満たされているか確認していきますね。

【12月25日時点】
Aの要件は?
⇒キャンセル料がかからないとすると、お金を返してもらえる状況なので、Aの要件は満たしていません。

Bの要件は?
⇒お金を払う見返りのサービスって、飛行機に乗って移動できるサービスですよね。そのため、Bの要件も満たしていません。

Cの要件は?
⇒負担する金額はわかっていますので、Cの要件は満たしています。

(まとめ)
A:× B:× C:○
⇒この時点では「経費として計上できない」

【1月10日時点】
Aの要件は?
⇒飛行に乗ってしまったら、飛行機の乗って移動するサービスのお金(航空券代)って払わなければならないので、Aの要件を満たしています。

Bの要件は?
⇒お金を払う見返りのサービスって、飛行機に乗って移動できるサービスですよね。そのため、Bの要件も満たしています。

Cの要件は?
⇒負担する金額はわかっていますので、Cの要件は満たしています。

(まとめ)
A:○ B:○ C:○
⇒この時点で「経費として計上できる」

このように【12月25日】ですと、債務が確定する3つの要件が満たされていないので、航空券を買った年の経費として計上できません。前払いしている状態となります。

逆に、【翌1月10日】ですと、債務が確定する3つの要件が満たされているので、飛行機に乗った年の経費として計上することになります。

前払いした時の仕訳ってどうなるの?

先ほどの航空券の例を基に、仕訳ってどうなるのか確認してみましょう。

12月25日時点では、お金は払っていますが、債務確定の3要件を満たしていない状態です。

この時は、

(借方)前払費用 10,000  (貸方)現金  10,000

っていう仕訳をして、帳簿に記録することになります。

個人事業主(フリーランス)で青色申告している方は、貸借対照表を作成している方もいると思うのですが、「前払費用」は貸借対照表に計上されることになります。

この例でいうと、この仕訳の前払費用の意味って、お金が無くなってしまった変わりに飛行機の乗れますよ~っていう権利になりましたっていう仕訳なんです。

実際に使ったときの仕訳ってどうなるの?

こちらも同じく、先ほどの航空券の例を基に、仕訳ってどうなるのか確認してみましょう。

1月10日時点では、債務確定の3要件を満たしている状態で、なおかつ、昨年のうちにお金は払ってしまっている状態です。

この時は、

(借方)旅費交通費 10,000  (貸方)前払費用  10,000

っていう仕訳をして、帳簿に記録することになります。

この例でいうと、この旅費交通費の意味って、債務確定の3要件を満たしたので、昨年、飛行機の乗れますよ~って権利を消費して、飛行機の乗った経費ですよ~に振り替わったという仕訳なんです。

まとめ

経費が計上されるタイミングは、お金を支払った時が重要なんじゃなくて、ご紹介しましたとおり、債務が確定する3要件が満たされたときなんです。

前払いのとき(経費にならない仕訳)、実際に使用したとき(経費になる仕訳)ってこんな感じになります。

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